В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. А согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровый учет и делопроизводство в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Согласно ст. 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является федеральная инспекция труда. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в ст. 357 ТК РФ.

Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.

 К обязательным документам кадрового учета, которые прежде всего проверяют инспекторы федеральной инспекции труда, относятся:

1. Трудовой договор (Ст. 16, 56, 67 ТК РФ).

Статья 5.27. ТК РФ Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:

1. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 5 тысяч до 10 тысяч рублей; на юридических лиц - от 50 тысяч до 100 тысяч рублей.

2. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 3 или 4 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере 5 тысяч рублей; на должностных лиц - дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 30 тысяч до 40 тысяч рублей; на юридических лиц - от 100 тысяч до 200 тысяч рублей.

2. Приказ о приеме.

Статья 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. №1(перечень утвержденных форм по учету кадров).

3. Трудовая Книжка.

Статья 66 ТК РФ  постановление правительства РФ от 16.04.2003№225 «О Трудовых Книжках»

4. Личная карточка Т2 (сведения паспорт, СНИЛС ИНН диплом военный билет свидетельство о рождении детей о браке).

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. №1

Штраф предусмотрен за не ознакомление основных работников (не совместителей) с записями, внесенными в трудовую книжку, поскольку данные о приеме, переводе из трудовой книжки дублируются в карточке Т-2. Если работник не был ознакомлен с записями в личной карточке, то за это предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: для юридических лиц - от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб., для должностных лиц, допустивших нарушения, - от 500 руб. до 5 тыс. руб.

5. Должностная инструкция

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ):

1. Нарушение кадрового учета в сфере трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тысячи до 5 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 тысячи до 5 тысяч рублей; на юридических лиц - от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 10 тысяч до 20 тысяч рублей; на юридических лиц - от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

6. Согласие работника на обработку персональных данных (Ст. 86 ТК РФ . ФЗ № 152 о персональных данных от 27.07.2006 г.)

К административной ответственности вас могут привлечь, если вы: не опубликуете необходимые документы о вашей политике в отношении обработки персональных данных и о том, какие требования по их защите вы реализуете, или не обеспечите иным образом неограниченный доступ к ним (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ).

Максимальный штраф для должностных лиц - 6 тыс. руб., для организации - 30 тыс. руб., для ИП - 10 тыс. руб..

7. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1).

8. Табель учета рабочего времени (Ст. 91 ТК РФ).

Постановление Госкомстата России по 05.01.2004 №1:

За нарушение порядка заполнения табеля учета рабочего времени по форме N Т-13 вас могут привлечь, в частности, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, это возможно, если вы не зафиксируете в табеле количество часов, отработанных работником сверхурочно.

9. График отпусков (Ст. 123 ТК РФ).

Постановление Госкомстата России по 05.01.2004 №1:

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

10. Журнал учета трудовых книжек.

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них или за ее неправильное оформление организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы в соответствии с частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Размер штрафа составляет:

- для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 руб.;

- для организации - от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение предусматривает следующее наказание:

- для должностного лица - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

- для организации - штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

11. Журнал регистрации приказов (Можно вести в электронном виде).

12. Журнал выдачи расчетных листков (ст. 136 ТК РФ).

Отсутствие разработанных расчетных листков и невыдача их на руки работникам грозит организации или предпринимателю-работодателю административным штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. При этом, первоначально выявленное трудовыми инспекторами нарушение такого рода обойдется в сумму:

- от 1000 до 5000 рублей для ИП;

- от 1000 до 5000 рублей для должностного лица, в частности, директора или главного бухгалтера.

Повторное нарушение, за которое ранее уже трудовые инспекторы уже наказывали работодателя, увеличит размер штрафных санкций. Организации повторная невыдача расчетного листка грозит штрафом в размере  должностным лицам и ИП — от 10 тыс. до 20 тыс. рублей с возможной дисквалификацией на срок от 1 года до 3 лет.

13. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (Можно вести в электронном виде).

Локально нормативные акты организации:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ)

2. Положение о персональных данных (Ст. 186 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда (Раздел VI ТК РФ).

4. Коммерческая тайна (ФЗ от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне»)

В общем случае, ответственность за отсутствие обязательных локальных актов предусмотрена статьей 5.27 КоАП.

Так, для должностных лиц это штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для предпринимателей – штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для организаций – штраф от 30 тысдо 50 тысруб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Для микропредприятий и ИП до 15 человек эти акты не обязательны. Но тогда все это должно быть в трудовом договоре. Так как это не удобно, рекомендуем  сделать отдельным документом.

5. Техника безопасности:

5.1. Спецоценка рабочих мест (Раздел Х ТК РФ).

Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О специальной оценке условий труда"

Виды и размер наказания за непроведение специальной оценки условий труда и нарушение порядка ее проведения (Часть 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

- на должностных лиц в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица,- от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;

на юридических лиц от 60 тысяч до 80 тысяч рублей.

Штраф при повторном нарушении (Часть 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

- на должностных лиц в размере от 30 тысяч до 40 тысяч рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 30 тысяч до 40 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц - от 100 тысяч до 200  тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

5.2. Медосмотры согласно специальной оценки (Статья 69 ТК РФ).

Согласно ст. 5.27.1 КоАП РФ нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее не проведение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 5 тысяч до 10 тысяч рублей; на юридических лиц от 60 тысяч до 80 тысяч рублей.

Допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 15 тысяч до 25  тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 15 тысяч до 25 тысяч рублей; на юридических лиц - от 110 тысяч до 130 тысяч рублей.

5.3. Журнал регистрации вводного инструктажа (Раздел Х ТК РФ).

5.4. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (Раздел Х ТК РФ).

5.5. Инструкции по охране труда по профессиям (Раздел Х ТК РФ).

В соответствии со ст. 5.27.1 КоАП РФ допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 15 тысяч до 25 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 15 тысяч до 25 тысяч рублей; на юридических лиц - от 110 тысяч до 130 тысяч рублей.